第三章 账务处理子系统
第一节 账务系统的工作原理及功能结构
账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿,无论是手工条件还是计算机条件,都必须完成这一基本功能.
一,账务系统手工处理方式
有一整套科学的方法体系
主要包括:设置会计科目及账户,复式记账,填制与审核凭证,设置与登记账簿,成本计算,财产清查,编制会计报表.这些会计方法是相互联系,紧密结合的.
为了及时,正确,完整的处理会计业务,不同规模,不同业务量和业务属性的企业,采取了不同的会计核算组织程序——账务处理程序
如记账凭证核算组织程序,科目汇总表核算组织程序,汇总记账凭证核算组织程序等.
二,计算机账务系统的数据流程
1,编辑输入记账凭证或机制凭证.
2,对输入的记账凭证进行审核.
3,人工控制由计算机自动完成记账工作.
4,人工控制由计算机自动完成结账工作.
5,人工控制由计算机自动进行银行对账.
6,在计算机会计账务系统第一次投入使用时,也有类似手工的建账工作,这一工作通过对系统的初始设置来完成.
记账凭证是指手工输入到计算机的会计凭证,此类凭证是输入到计算机中的主要凭证,一般在输入时应注意审核其正确性;
机制凭证是指由计算机生成的两种凭证:一种是对于某些具有规律性,且每月都发生的期末结转业务,由计算机根据设置自动生成其记账凭证,这类凭证一般称为机制凭证,另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记账凭证
三,通用账务系统的基本功能结构
1,系统初始化
包括系统工作环境设置,账套设置,科目,凭证种类,初始余额录入,系统的人员管理,初始银行未达账,初始未核销往来账等设置.
2,凭证处理
通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性.提供资金赤字控制,支票控制,预算控制,外币折算误差控制以及查看最新余额等功能,加强对发生业务的及时管理和控制.完成凭证的录入,审核,记账,查询,打印,以及出纳签字等.
3,账簿输出
包括查询和打印各种已记账凭证,总账,日记账,明细账及各种汇总表.
4,期末业务处理:
主要完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作.包括月末的"月结"及年末的"年结"工作.
5,出纳管理
为出纳人员提供一个集成的办公环境,加强对现金及银行存款的管理.查询和打印现金日记账,银行日记账,资金日报表,进行支票登记和管理,进行银行对账并编制银行余额调节表.
6,往来管理,部门管理,项目管理等辅助核算项目的管理.
7,系统管理和维护
主要包括数据的备份和恢复,上机记录的查询和打印,重建索引,往年数据删除等.

第二节 账务处理系统的初始化
一,账务系统初始化设置概述
账务系统的初始设置一般由财务主管或财务主管指定的专人进行.初始设置工作在系统投入使用时进行,以后一般不再重新设置或修改,如需修改应在年末结账后进行.
大致上可以分成两个层次:
第一个层次是系统工作必不可少的基本设置;
第二个层次是为了方便用户使用,提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及其与财务管理有关的深入设置.
二,初始化设置前的准备工作
(一)仔细阅读《使用手册》
(二)会计科目,凭证类型等的确定

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