电子文件管理策略

天津工业大学档案馆 刘东

电子文件是办公自动化过程的产物，是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子信件、电子文书、电子图表， 电子报表等。随着信息技术的飞速发展，电子文件已经成为各种信息储存的主要形式和载体，具有传递方便、存储量大，可共享等特点，现已广泛地认识和采用，正逐渐代替传统文件而成为信息产品的主角之一。但是，电子文件不同于纸质文档，具有不稳定、易更改性等特点。针对电子文件的特点，在进行电子文件归档时，有以下几个方面需要特别注意：

首先，确保电子文件的原始性和真实性

对于一份电子文件来说，只要它的内容确实是在当时由原作者制作或撰写， 此后又从未修改， 就应该承认它的原始性、真实性，而不管它是否具有固定的载体。电子文件的这种“原始性”概念抛弃了文件形式上的原始性，仅以文中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。

根据电子文件的特点，笔者认为建立这样一个“原始性”的概念是适当的和必要的， 因为它是电子文件转化为电子档案， 是电子档案具有凭证作用和法律效率的基础。因此，作为电子文件的制作者，管理者都应积极采取有关技术措施，确保电子文件的原始性。

建立电子文件的元数据信息，是现在被广泛采用的一种方法。元数据是关于文件的背景信息和结构的数据，每一份电子文档应对应一个元数据集，这个元数据集记录了该文档所有重要的特征。我们可以借助元数据信息来确保文件的原始性和真实性。举个简单的例子，平时我们接触的Word文档，用鼠标右击打开文档的属性，在常规里可以看到文档创建时间、修改时间、访问时间等信息，还有自定义和摘要等，这些就是最基本的元数据信息。通过这些信息，我们可以对文档的真实性和原始性加以鉴别。

此外，我们还可以通过以下技术手段确保电子文件的原始性和真实性：在传送时采用“双密钥码” 对电子文件进行加密，从而使第三者很难从截获的密文中解出原文的内容来，无法对它进行篡改；积极应用水印技术和数字签名，为电子文件发挥凭证作用奠定基础；通过消息认证技术、身份验证技术及各种防写措施，保持电子文件的原始性和真实性；通过电子文件格式转换来防止文件被随意修改，例如将Word等文本文件转换成国际通用的PDF格式，可以有效确保文件的真实性。

其次，我们应加强各类标准规范的建设

电子文件归档工作，必须要建立各类标准规范，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准。其中，管理性标准如计算机系统保密管理规定，业务性标准如电子文件归档和电子档案管理规范；技术性标准如数字档案的术语标准，数据交换格式标准，最重要的是要统一报送的电子文件格式。

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