沟通技巧训练
沟通是人类社会交往的基本行为过程,用任何方法或形式,在两个或两个以上的主体传递,交换或分享任何种类的信息的任何过程,就叫做沟通.企业行政文秘人员,其重要的工作职责之一就是协调上下级,各部门之间的沟通与合作.作为呈上起下的中枢,行政文秘人员必须掌握专业的沟通技巧,才能够顺利的开展工作.
一, 影响沟通的四个因素
沟通是一个双向互动的过程,无论是信息发出者和接受者的主观原因,或是外在的客观因素,都会导致沟通的失败,双方无法就某一信息共享受或达成一致的认识.
情绪因素
由于身体状况,家庭问题,人际关系等因素而导致的情绪不稳定,波动性大,从而影响沟通正常的进行.
其表现有:精神不集中.倒不一定是对对方的话题不感兴趣,而是仍沉溺于刚刚发生的事情,或其他担心的事情,没有把注意力转移到谈论的话题上来.
过分怯场,胆怯.由于岗位的关系,行政文秘人员较之他人,有更多的机会与公司的高层领导接触.本是一个展示自我的良好机会,结果由于紧张,慌乱,没有充分理解上司的指示,意图,反而留下了不好的印象.
表达方法
说话的语气令听众反感.自大,讽刺,严厉的批评,都会令对方难以接受你的观点,即使你的观点是对的.谈话也就不欢而散.
在沟通中选择不合适的媒介来传递信息.选择合适的媒介而不要选择最先进的,当然也要视双方的地理位置,所处的场合而定.一般而言,面谈是最好的方式,可以进行及时的互动,反馈,可以从对方的身体语言,面部表情来洞察他的想法,改变谈话的方式或策略.
个人因素
因为世界是多元的,所以每个人的成长背景,性格,人生经验,教育程度,文化水平,价值观念是不同的,就导致对同一信息的阅读有不同的理解.这样的情况下,求同存异是最好的做法了!
环境因素
在沟通过程中,选择不适当的时间,地点等,都会直接影响到信息传送.在午休的时间谈论下一步的工作计划,在大办公室里谈论薪酬问题,都是不合适的.
二, 五个有效沟通的原则
正确回应对方的话
谁都不希望说了一大通之后,对方对此无动于衷,面无表情.那样的谈话只会草草结束,无任何建设性的进展,对方也会失去与你沟通的欲望了.

注意沟通中的态度
应该以谦虚的态度进行和对方的沟通,无论是否同意对方的意见,都应该给予尊重.在谈话过程中,应保持专业的坐姿,身体前倾,不要后仰,靠在椅子上,那样显得懒散;保持微笑,学会用目光与对方沟通,适时的反馈,令对方觉得你对他的话题很关注;避免一些不礼貌的举止,如不停的看时间,玩弄钢笔,抖脚等.
注意倾听
倾听对方要表达的真实的意思.
经常不断地确认沟通信息
很有可能,谈话快结束时,才发现双方考虑的问题,理解的意思出现了重大的偏差.差之毫厘,谬以千里.为避免这种情况,在沟通过程中,需要不断地向对方确认求证,明确其所表达的真实意思,所以,"你说的是这个意思吗 ","是这样的吗 "这样的语句是少不了的.
表达出让人印象深刻的沟通话语
三, 四个有效的沟通技巧
表示尊重
以客观,开放的态度去与人沟通.沟通的时候,应抱着"空杯心态",要撇弃先入为主的做法.
真诚,即使你已经明白了对方的意思,也不要急着打断对方的话语.
避免破坏性行为.不要低估对方所谈论的话题的严重性,老以为就自己做的事情是重要的,别人的都是不值一提;也不要有讽刺行为,挖苦对方,这样做会打击对方的积极性,也会使自己显得没有职业素质,破坏了在他人心目中的形象.
易地而处的聆听
不要从自己的角度来聆听对方的话,更不要以自己理解的意思来替代上司的指示,所以要尽可能地站在对方的立场来明确其真实的想法.上司或同事的话,或许说一遍就完了,你也不好意思老要求"I BEG YOUR PARDEN",那样显得幼稚和不专业——"怎么连话都不会听 !".因此,务必学会换位聆听,务必专注地听.
小测验 你能听懂上司的指示吗
上司的指示:
象限一:在字母I字上画一个点.
象限二:在空白处写上a b c d e
象限三:在园子里,有一只公牛爸爸(FB),一只公牛妈妈(MB),还有一只公牛宝宝(BB),谁不在哪里呢 请圈出来.
象限四:请圈出与其它各字不是同类的字.
可能出现的答案:大多数人会在I的上方加上一个点.
很多人会在划线处写上a b c d e.

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