清華大學補助博士班研究生出席國際會議申請流程
1. 欲申請本補助之前，請先行申請國科會的補助(如因個人因素逾期，致未獲國科會補助者，則不得申請本項補助)，俟未通過的公文下來時，請影印一份用系所公文夾連同相關資料送至研發處（申請表、出席會議邀請函、會議議程表及論文全文；申請表請至研發處網頁http://my.nthu.edu.tw/%7Erd/revised/doc/NTHU_doc_conf_app_table.doc下載）。
2. 申請表請填寫詳實完整，經由指導教授、單位主管及註冊組核章後，送研發處審核。
3. 本處審核完成，並會辦會計室後相關資料會送回系所。
4. 通過申請者於回國一星期內，應先將出國報告及論文電子全文（格式請至研發處網頁http://my.nthu.edu.tw/%7Erd/revised/doc/NTHU_doc_conf_report_format.doc下載）以電子郵件傳送至研發處（chchhsu@mx.nthu.edu.tw）。(出國報告及論文電子全文請皆以pdf檔傳送)
5. 並應於回國十五日內，檢具出差旅費報告表，連同有關單據送至系所，由系所承辦人透過公文傳遞送至研發處核銷審核。（本處承辦人會代為製作零用金報銷清單，因此系所承辦人不需另行製作）。
6. 經費核銷應附文件：
(1)出差旅費報告表：須填寫完整，出差人、單位主管及主辦人事人員三個欄位請核章完成。機關首長或授權代簽人欄則由研發處承辦人核章。(出差旅費報告表請至會計室首頁檔案與表格下載處下載)。
(2)支出憑證黏存單：會計科目請填寫51B1-23Y；經費來源計畫編號請填寫96J0022El;金額填寫（請依實際補助金額14000或21000或28000）；用途摘要請填寫教育部補助出席國際會議。
(3)經費報銷方式
受補助者務必於會議舉行完畢後二星期內（須於同一會計年度內），依核准之補助項目檢齊下列文件黏附於「支出憑證黏存單」，並經主管單位核章後，送交研發處及會計室辦理經費報銷歸墊作業。
※國外出差旅費報告表應檢附原始單據為：
△機票票根或登機證存根。
△旅行業代收轉付收據或國際航空機票購票證明單。
△因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書正本（若無法搭乘本國籍班機，得由本人填具「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」，經核定後，可改搭外國籍航空公司班機。如未附申請書，依照行政院之規定，其購買機票之價款，不予核銷）。
△註冊費收據、外幣兌換水單或實際出國前一天（如逢假日往前順延）之台灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據報支。
以上單據請浮貼於支出憑證黏存單上。
＊倘係電子機票，請加附登機證。
＊報銷時，機票票根及旅行業代收轉付收據金額低於所核定之金額時，依實際支付金額補助。
＊機票票根與旅行業代收轉付收據若遺失或無法取得，請填寫支出證明單。
＊會議手冊列有參加者（即申請人）部分之影本。
＊受補助者務必於會議舉行完畢後二星期內，應將出國報告（格式請至研發處網頁下載）以電子郵件傳送至研發處（chchhsu@mx.nthu.edu.tw），以便研發處上網刊載。
◎備註：
1.一個人在求學的過程中只有二次補助的機會，敬請把握！
2.若同學未能於國科會規定時間上傳，因屬個人因素本處將不克補助。
3.若同學於該年度已通過國科會的申請，請附上通過之公文影本及相關資料送本處審核（但仍有二次補助的受限）。
4.送件資料擺放順序
（1）有便簽者，請將便簽放置公文夾右側，用兩個迴紋針夾緊。
（2）公文夾左側，請依序放置申請表、接受函、時程表及論文全文。（請用兩個燕尾夾夾緊）
5.送至研發處的申請公文夾，請在公文夾封面上附上公文流程表，並依序寫上研發處、會計室。
6.研究領域：請完整填寫國科會網站上的學門專長分類表（例如：E6微電工程；EA資訊學門）
國立清華大學補助博士班研究生出席國際會議處理要點
92.03.13研發會議通過
94.12.15研發會議修訂通過
1、 本要點依據『教育部補助國內大學校院博士班研究生出席國際會議處理要點』辦理。